1. 填写盒内备考表是用于在盒内归档文件进行必要的说明。盒内文件情况说明，对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明，整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名，以明确责任。检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期填写归档文件整理完毕的日期。
2. 会议记录的备考表的填写：
检查人应该就是立档人，就是你本人；
而归档案人就是把会议记录移交给你的人经办人，
比如办公室的人，或会议记录的记录人。
无须领导签字。
不仅如此，个别领导不应该过问会议记录的事情，这样才能监督到他。
卷内备考表，卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。用于注明卷内文件与立卷状况。其内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间四个部分。卷内备考表立卷情况说明：本案立诉讼正卷壹册，副卷壹册。本册为正卷，共页。立卷人：检查人：立卷时间：年月日案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、卷内文件起止日期、保管期限、件(页)数、归档号、档号。有些国家对案卷的规格有统一的规定，如中国案卷封面尺寸与项目具体位置。卷内文件目录是案卷内登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。
封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工。档案卷内备考表具体内容：(1)会计凭证类：反映资金牧付业务的原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他出纳凭证。(2)财务报告类：包括月度、季度、年度的出纳报告、附注及文字说明，银行存款对账单应银行存款余额调节表，其他出纳报告。(3)会计账簿类：现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、辅助账簿及其他备查薄。(4)其他类：作为收付依据的合同、协议及其他文件;按规定应单独存放保管的重要票证单据，如作废的支票、作废的发票存根联与发票、作废的收据存根联与收据;出纳盘点表和出纳考核报告等。以上内容参考：百度百科-档案整理
备考表是该卷档案的备注说明，必填的项目一般是本卷的页数（科技档案还包括图纸张数、磁盘光盘数等）、立卷（归档）人、检查人、归档日期等。除了必填项目外，对该卷档案的归档情况说明以及与其他有联系的相关案卷的情况等等有时是非常重要的。卷内备考表指卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。用于注明卷内文件与立卷状况。其内容包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间四个部分。【主要用途】一是记载立卷有关情况；二是记载案卷变化(包括档案抢救)情况；三是供案卷利用者查考；四是供档案鉴定者查用。【卷内备考表】立卷情况说明：本案立诉讼正卷壹册，副卷壹册。本册为正卷，共页。立卷人：检查人：立卷时间：年月日卷内备考表立卷情况说明：本案立诉讼正卷壹册，副卷壹册。本册为副卷。共页。立卷人：检查人：立卷时间：年月日
备考表指放在每一盒所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明的文件材料。 备考表是机关档案室对归档文件进行动态管理的有效措施。 各项填写要求如下： （1）盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（字迹模糊、缺损等）。整理工作完成后归档文件如果有修改、补充、移出、销毁等情况，应该在备考表中加以说明。与原来的立卷归档中的备考表相比,这里的盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件（如转发文与被转发文、请示与批示等若组成一件）的情况进行说明备注。 （2）整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。 （3）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可与机关内部负责人联署。 （4）日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
